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Wenn sich Bürger einfach online von zu Hause aus oder an einem Online-Terminal in einem Eingangsbereich eines kommunalen Gebäudes einen Termin für ihr Anliegen an den Bürger-Service buchen können, so ist dies eine Win-win-Situation. Ein Computer mit der für das komplette Terminmanagement erforderlichen Software übernimmt vollständig die Aufgaben des Mitarbeiters, der früher telefonisch die Termine vereinbaren musste. Dieser Mitarbeiter kann dadurch auch Kunden des Bürger-Services betreuen.
Rund-um-die-Uhr-Service kommt an
Der Vorteil der Buchung von Bürger-Service-Terminen via Internet liegt zudem darin, dass diese rund um die Uhr möglich ist, werktags, wie auch sonn- und feiertags. Bei der Online-Terminvergabe sieht der Kunde im Terminverwaltungssystem der Kommune alle noch nicht vergebenen Termine und kann in Ruhe mit seinem eigenen Terminplaner abgleichen, um dann einen finalen Termin zu erhalten. Damit ist er unabhängig von den Dienstzeiten der Kommunalmitarbeiter. Die Buchung erfolgt auch in den Nachtstunden vollautomatisch, ganz ohne telefonische Warteschleife. Damit wird bereits die Terminbuchung zu einem positiven Erlebnis, das innerhalb weniger Minuten ohne Stress, Wartezeit und Ärger vonstattengeht. Da er bei der Buchung schon angeben muss, was er beim Bürger-Service erledigen möchte, wird bereits eine zuverlässig passende Termindauer eingetragen.
Mehr Serviceplätze durch Online-Terminvergabe
Das Terminmanagement kann darüber hinaus noch mehr. Die Termine werden optimiert vergeben. Wenn ein Sachbearbeiter beispielsweise nur vormittags Termine vergibt und an bestimmten Tagen als einziger diese Vorgangsart bearbeitet, erkennt die Software, wie viele Termine von diesem Typ an einem Vormittag möglich sind. Es werden dann nur genau diese vergeben. Niemand muss mehr in der Hoffnung im Wartebereich sitzen, er könne noch zwischengeschoben werden. Im Ergebnis kommt der Bürger-Service mit erheblich weniger Warteraum aus. Das schafft zusätzlichen Raum für weitere Serviceplätze, sodass bei ausreichend vorhandener Personaldecke mehr Kunden gleichzeitig bedient werden können. Mit der Software von Front Desk für Online-Terminvergabe können beispielsweise auch landesweite Führerschein-Austausch-Maßnahmen leicht bewältigt werden, da die Software auch die Personalplanung erleichtern kann.
